将准备金划分为三类是很有意义的:(a)某种负债性的准备金;(b)可抵消某种资产损失的准备金;以及(C)真正以盈余形式保留的准备金。
第一类的准备金是为支付税收、意外索偿以及其他未决诉讼和对顾客的退款等科目而设立的。这些科目很大程度上属于流动负债的范畴,尽管在某些情况下,它们在资产负债表上与流动负债科目是分开的。
最重要的备抵准备金要属我们之前讨论过的补偿折价与折耗科目的补偿准备金。作为财产账户的扣减额,这些准备金科目既可以放在资产负债表的资产方,也可以放在负债方。另一种备抵准备金是应收账款损失准备金,又称坏账准备金。通常情况下,坏账准备金是直接从应收账款及票据中扣除的,而相应扣除的数值不会在表中反映出来。
第三类重要的备抵准备金,就是为了存货价格的下跌而设立的。在处置这种准备金时,至关重要的是要了解它反映的是已经发生的实情还是仅仅是一种可能性。如果是前者,就必须把存货减少的价值从准备金数额中做出明确的扣除。如果设立准备金仅仅是为了预防将来存货价值的可能损失,那么就只能把它当成一个临时准备金账户看待,这个账户实际上就是盈余账户的一部分。在对可交易的有价证券和其他投资计提准备金时,也应按照同样思路进行分析。在这里,考察它反映的是过去实际发生的价值损失还是将来可能产生的价值损失,同样是至关重要的。
公司财务报表中的意外开支准备金及其他类似的准备金科目,常常使得阅读者迷惑不解,因为各种损失发生的时间被混淆了。假设公司在某一年为将来可能的存货价值损失设立了准备金,那么将对应准备金从盈余部分中提取而不是从收益相对应的费用账户头上计提,就显得更为合理,因为此类损失实际上并没有发生。不过假设公司在第二年,确实产生了存货折价损失,此时则应该从意外开支准备金中做相应扣除。_这种处理方法可能产生的后果便是,尽管的确出现了折价情况,然而并没有从任何一年的收益账户中做出减值操作,因此该公司的收益被高估了。
譬如,假设公司的损益表中显示有$2,000,000净收入,不过年末的资产负债表上却没有显示上年已经提取的$6,000,000准备金。那么,合理的结论或许会是当年公司的折价或损失金额实际上为$4,000,000。有时候,一笔准备金也会重新结转到盈余账户。当然,假如$6,000,000准备金全部计入盈余,那么应部分则会显示此项增加值,从而公司$2,000,000的净收益或利润则会被当成是正常的数值。
为了避免受到这种会计处理技巧的欺骗,投资者必须查看公司连续几年的收益和盈余账户,把这段时期内,公司实际产生的业务损失从盈余或准备金中做相应的扣除。
在工业领域的会计实务中,经常会设立存货折价准备金(比如橡胶生产领域),投资者尤其应该注意,不要过分夸大了单一年份盈余收益的重要性。
有些时候,资产负债表上还包括诸如“厂房设备改良准备金”、“营运资金准备金”、“优先股退股准备”等科目。此类准备金项既不属于债务类,又不指代任何资产的扣减额。设立这些准备金科目的目的常常在于说明,这些资金是不会分配给股票持有者的,而即使要做出分配,相应的准备金项可能以“提存盈余(或专项公积金)”的形式予以处理。